【Excel】ブックを複数で一度に編集するには

意外と知られていないことに気が付いたので、ブックの共有について紹介します。

排他モードでは一度に1人しか編集できない

ある機密性の高い、個人情報とか取扱いにかなり気を遣うような職場での話です。

ファイルを排他制御モード(通常のファイルは排他モードです)でしか使っていませんでした。

あるファイルは複数人が参照し、書き込むものでしたが、排他モードなので一人が開いていると他の人は編集できません。

「まだ？」という順番待ちが発生していました。

そこで、ブックの共有を提案しました。

「共同編集」より「ブックの共有」を勧める訳

今は共同編集の方が普通なんでしょうかね？でもあれ、クラウド(Oneドライブ)にいったんアップされますよね。

その職場では個人情報をバリバリ取り扱うので、クラウドにアップロードするのはNGでした。

職場のファイルサーバにExcelブックが置いてあって、それをみんなで交互に編集しあっていました。

そこで、そのファイルを「ブックの共有」モードにし、同時に複数人が編集できるようにしました。

ファイルサーバはローカルネットワークで閉じているので、クラウドにアップロードするよりは安全です。

という訳で、私は「共同編集」より「ブックの共有」をおすすめします。

ブックの共有の仕方

デフォルトではブックの共有はリボンにない(バージョンによっては校閲タブの変更グループにある場合もある)ので、自分で追加する必要があります。

ファイル⇒その他⇒オプション⇒クイックアクセスツールバーで、コマンドを追加します。(クイックアクセスツールバーでなくリボンのカスタマイズでもよいと思います)

ついでに、「ブックの共有を解除」も追加しておくと便利です。

「ブックの共有を解除」は、デフォルトで校閲タブの保護グループにもあります(Excelのバージョンによって、保護グループでなく共有グループの場合もあります)。

使うときは、「ブックの共有(レガシ)」ボタンを押します。

「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します」のチェックボックスがあったら、チェックしてOKを押してください。そうするとブックが共有モードに変わります。

共同編集を勧めてくるメッセージが出るかもしれません。こういうメッセージが出たら、「後で」を押しておいてください。

解除するときは「ブックの共有を解除」ボタンを押します。

制約

ブックの共有には制約があります。

表の削除ができないとか、行と列の挿入ができないとか。

いずれも、その必要が生じたら、編集中の人に声をかけていったん閉じてもらい、排他モードに戻してからその必要な編集作業をすればよいと思います。

まとめ

以上、ブックの共有についてでした。ブックの共有は、小さな部署で、数人程度で1つのブックを編集するときにおすすめです。

Excel2007から実装された機能だったと思います。便利ですが知らない方が多かったので本日とりあげてみました。お役に立てば幸いです。