入社したばかりの従業員に住民票の写しの提出を求める【就業規則】

入社したばかりの従業員に、住民票を持ってきてくださいと安易にお願いしていませんか。

就業規則に定めている場合

古い就業規則だと採用されたときの提出書類に「住民票の写し」とある場合があります。

これは現在では住民票記載事項証明書の提出を求めるように指導されています。

就業規則等において、一般的に、採用時、慶弔金等の支給時等に戸籍謄(抄)本、住民票の写し等の提出を求める旨を規定している事例があるが、上記イないしハまでの趣旨に則り、これらについても、可能な限り「住民票記載事項の証明書」により処理することとするよう、その変更について指導すること。

労働者名簿等の記載について(抄)昭和50年2月17日基発第83号・婦発第40号

昭和50年の通達ですからかなり古いです。自社の就業規則にいまだに「住民票の写し」とあったら、ずっと修正されていない可能性がありますので、一度社会保険労務士などの専門家に見てもらった方がよいと思います。

弊事務所でも就業規則のチェックのサービスを承っております。

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従業員が住民票をとってきてしまったら

住民票記載事項証明書をお願いしたのに、従業員の方がよく分からず、住民票の写しを持ってきてしまうことがあります。

この場合あらためて記載事項証明書を取り直してもらう必要はないと考えますが、氏名、住所、生年月日など、会社で把握すべき事項について誤りがないか確認したら、住民票の写しそのものは本人に返却すべきでしょう。会社で必要となる以外の個人情報が搭載されている可能性があるからです(本籍地、家族構成など)。

私の経験

私が過去勤めた直近の企業3社のうち、1社はそもそも住民票記載事項証明書の提出自体を求められませんでしたし、1社はすぐに住民票を返却してくれましたが、最後の1社は住民票を提出した後、それきりとなりました。(｡･ˇ_ˇ･｡)

私もよく分からず、「記載事項証明書より住民票の方が情報量が多いから一石二鳥だべ(群馬弁)」と安易に考えてしまったのがよくないのですが、社労士のくせに不用心だったなと反省しています。

マイナンバーが普及しつつある今、いずれ住民票記載事項証明書の提出も完全になくなるときが来るのではないかと予想しています。